تعرف على 5 خطوات لانجاح مشروعك
وفقا لدراسة نشرت في صحيفة الجارديان (المملكة المتحدة) حول موضوع التحقيق في النفايات الحكومية في المملكة المتحدة منذ عام 2000، أفيد أن "الحكومة أنفقت 4 مليارات دولار في جهود ضائعة نتيجة لمشاريع فاشلة".
تعكس هذه الإحصائيات أن فشل المشروع هو أمر شائع في شركات الشركات من جميع أنحاء العالم، وهذا هو السبب الذي يجعل دور مدير المشروع أكثر أهمية، بعد كل شيء، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية التأكد من أن كل مشروع لا يبدأ فقط بشئ عظيم، ولكن أيضًا يلبي المواعيد النهائية المطلوبة وينتهي بالنجاح.
لذا، ما هي الحيلة لضمان نجاح كل مشروع؟ حسنًا، ليس هناك شيء واحد عليك القيام به عندما يتعلق الأمر بتحقيق النجاح مع كل مشروع، فيما يلي القائمة الكاملة للأشياء التي يتعين عليك القيام بها لنفس الشيء -
يبدأ مشروع بناء ناجح خلال مراحل التخطيط المبكرة
ما يلي هو قائمة مرجعية بسيطة لمشروع بناء ناجح، على الرغم من أن العديد من هذه قد تبدو لبنات بناء أساسية، إلا أنها تستحق إعادة النظر حيث تستمر المشاريع في النمو من حيث النطاق والتعقيد.
1- إنشاء مؤسسة لجميع موارد المشروع.
فكر في هذا كبنية تحتية لخطة مشروعك، ربما تكون العمالة الماهرة، والمعدات الكبيرة والصغيرة، ومواد البناء هي الموارد الأكثر وضوحًا عند التخطيط لمشروع بناء، وعادة ما يشكلون الجزء الأكبر من الميزانية.
ولكن تأكد من توقع وتخطيط البنود التي قد تكون أقل أهمية، مثل الوقت والتكاليف التي ينطوي عليها تأمين التصاريح والتفتيش، ومرافق الموقع، وإيجار المساحات المكتبية، والأدوات واللوازم المكتبية، وربما الرسوم القانونية.
كيف يمكنك إدارة جميع هذه العناصر وتتبعها بشكل فعال طوال مراحل التخطيط والبناء؟ مع برنامج بناء قوي وسهل الاستخدام - برنامج يمكن لأعضاء الفريق عن بُعد في الموقع الوصول إليه، هناك مجموعة متنوعة من هذه البرامج في السوق اليوم، لم يتم إنشاء جميع على حد سواء أو لديهم نفس الميزات، خطط للقيام ببعض أعمال الساق مقدمًا للبحث عن ما هو مثالي لمشروع البناء الخاص بك؛ سيكون الوقت والجهد المبذولين بشكل جيد.
2- تحديد معايير القياس ووضع جداول لدعم المشروع.
تمامًا مثل الرقص المصمم بدقة، يحتاج كل من يشارك في البناء إلى معرفة مكان وجوده، وما يجب القيام به، وكيفية القيام بذلك، ومتى يتم ذلك، يوفر وجود هذه الأهداف الفردية والمشاريع في الأساس خطًا أساسيًا لتتبع التقدم والنتائج.
لكننا جميعًا نعلم أحيانًا أن الأمور لا تسير وفقًا للخطة، أليس كذلك؟ قد ترفض الطبيعة الأم التعاون؛ يمكن أن تواجه سلسلة التوريد انقطاعًا؛ قد يتم تسليم المواد الخاطئة، وبالطبع، تتعامل كل شركة الآن مع انخفاض كثافة العمال مع المخاطر المرتبطة بـ COVID-19.
من المستحيل حساب كل سيناريو محتمل غير متوقع، ولكن من الممكن تخفيف بعض التأثير، كيف؟ قم ببناء بعض المساحة المتذبذبة في الجدول، جهز المعدات في الموقع لتجميع المياه المتراكمة الناتجة عن الأمطار الغزيرة، مصدر المواد محليا قدر الإمكان للقضاء على قضايا سلسلة التوريد، إذا ومتى حدث ما هو غير متوقع، فستكون مستعدًا لمواجهة بعض هذه التحديات مباشرةً للمساعدة في الحفاظ على كل شيء على المسار الصحيح لمشروع بناء ناجح.
3- إعداد إدارة الفريق والاتصال.
أفضل خطة تم وضعها عديمة الفائدة بدون تواصل فعال، كيف تتأكد من أن جميع المشاركين في البناء يعرفون ما يحدث ولماذا؟ يعتبر عقد اجتماع مسبق مع الجميع - افتراضي أو شخصي - بداية جيدة، يمكن لمثل هذا الاجتماع أن يساعد في تحديد المجالات المحتملة للارتباك أو النزاعات قبل أن يضرب الحذاء الأول الأرض ويتم حفر الفتحة الأولى، ولأن كل مشروع فريد من نوعه، فإن توصيل المعلومات والتوقعات الخاصة بالبناء الخاص بك سيضمن وجود الجميع في نفس الصفحة.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب عليك تغطيتها لمشروع بناء ناجح:
- ما هي العمليات وسلسلة الأوامر لضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب؟
- هل هناك شخص محدد (أشخاص) مخصص للموظفين الأفراد أو الفرق للحصول على توضيح بشأن المسؤوليات على مستوى العمل أو للتعبير عن المخاوف؟
- ما هي التوقعات والأهداف والجداول الزمنية لجميع مراحل البناء؟
- متى يتوقع أن يكون الجميع متاحين أو في الموقع؟ وكيف يقومون بالساعة؟
- كيف يتم توصيل الأخطاء إلى الفريق الأوسع بحيث لا يتم تكرارها عن غير قصد؟
- متى وكيف ومع من تتم مشاركة أوامر التغيير؟
- هل هناك اجتماعات تقدم مطلوبة للحضور؟
- هل سيتم تدريب الجميع على كيفية استخدام برنامج البناء المختار؟
- ما سبب أهمية الدقة والاتساق في استخدام مثل هذه البرامج؟
- كيف يتم تعيين وإدارة الوظائف على مستوى الفريق؟
- ما هي عملية مراقبة الجودة؟
- كيف تتم إدارة وثائق المشروع وتوزيعها والوصول إليها؟
هذه مجرد نقطة انطلاق، ضع في اعتبارك ما هو أنت أيضًا، رئيس العمال والمشرف ومدير المشروع والمالك الذي تريد أن يعرفه الجميع (من الناحية المثالية، سيكونون في هذا الاجتماع أيضًا).
سيكون هناك الكثير من المعلومات التي تتم مشاركتها في هذا الاجتماع، لذا قم بإعداد المواد لتوزيعها على المشاركين لنقطة مرجعية سهلة، يمكن أن يشمل ذلك جدول أعمال الاجتماع، وقائمة جهات الاتصال، والعقد، والجدول الزمني، والسياسات والإجراءات، والرسومات، وما إلى ذلك، مرة أخرى، يختلف كل مشروع بناء - مع مختلف أصحاب المصلحة والفرق والمواد والمتطلبات - لذا قم بالتعديل وفقًا لذلك لتحقيق مشروع البناء الناجح الخاص بك.
4- خطط المراجعة لجدوى التصميم والبناء.
ربما لا يوجد شيء مشدد للغاية عند بدء مشروع البناء من معرفة أن التصميم معيب، أو ما هو أسوأ، حتى غير ممكن، تذكر هذا القول المأثور ، "قم بالقياس مرتين، قطع مرة واحدة"؟ في سيناريو البناء، قد يتضمن ذلك قيام فريقك من المصممين والمهندسين المعماريين والاستشاريين والمهندسين والملاحظين وما إلى ذلك بفحص الرسومات أو التصاميم للتأكد من عدم وجود أخطاء أو معلومات غير مكتملة أو أسباب أخرى لا يمكن بناؤها. وللتأكد بشكل أكبر، استثمر في طرف ثالث محترف (مثل مهندس معماري أو مقاول أو مهندس) لمراجعتها أيضًا، إن امتلاك هذه المجموعة الثانية من العيون من مراجع النظراء يمكن أن يمنع أوامر التغيير في المرحلة المتأخرة، والتأخير وتجاوز التكاليف الباهظة التي تمنع مشروع بناء ناجح.
5- مراقبة وتقرير الأداء المستمر.
إذن كيف يمكنك معرفة ما إذا كان كل هذا الجهد الذي بذلته في تخطيط مشروع المبنى الخاص بك يعمل بالفعل؟ قياس وتتبع والإبلاغ عن كل شيء، هل تذكر تلك الخطوة أعلاه بشأن شراء برنامج بناء؟ يمكن أن تكون بمثابة مصدر الحقيقة الخاص بك، المكان الوحيد الذي يتم فيه تخزين جميع البيانات الهامة والوثائق من جهازك وتحليلها والتصرف وفقًا لها، ستحكي هذه التفاصيل القصة الكاملة لمشروعك، مثل:
- ما إذا كانت الجوانب المختلفة للمشروع على الهدف مع الجداول الزمنية الموضوعة
- الحضور ومستويات الإنتاجية وجودة العمل لفرق العمل في الموقع
- التكاليف المستمرة لساعات العمل ، والمواد ، والتأخير ، وتغيير الأوامر وكيف تتماشى مع الميزانية الإجمالية
- مناطق عدم الكفاءة أو المشاكل التي قد تؤدي إلى تأخيرات أو تجاوزات في التكاليف
- المحاسبة الكاملة لمن فعل ماذا ومتى فعلوا ذلك
يمكن أن يساعدك التسلح بالبيانات في الوقت الفعلي أنت وأصحاب المصلحة الآخرين على اتخاذ قرارات مستنيرة طوال المشروع، وإجراء أي تعديلات إذا لزم الأمر، ويمكن أن يحدث هذا الفرق بين مشروع بناء إشكالي ومشروع بناء ناجح.